Kreatív Online - A rendezvényipar globálisan egyre inkább bizakodó a jövőbeli lehetőségeit tekintve.

A megkérdezett szakértők előrejelzései alapján 2025-ben a belső céges találkozók továbbra is a leggyakoribb események maradnak. Emellett a jelentés külön figyelmet szentel a technológiai újításoknak és a fenntarthatóság kérdéseinek is.

A megkérdezett rendezvényszervező szakemberek 74 százaléka optimista az ágazat helyzetét illetően, bár ez az adat kissé elmarad a 2023-as várakozásoktól - derül ki az American Express Global Business Travel (Amex GBT) Meetings & Events 2025-re szóló előrejelzéséből. A kutatásba több mint 500 szakembert vontak be világszerte. A válaszadók továbbra is úgy gondolják, hogy a belső céges találkozók maradnak a leggyakoribb események 2025-ben is. A szakemberek szerint ezeknek a találkozóknak közel felét szállodákban tartják, 34 százalékuk esetében utaznak egy másik városba, és az események 35 százalékában biztosítanak a résztvevők számára olyan társasági programot, amely segíti a kapcsolatépítést.

A 2025-ös év előrejelzései biztató jövőt festenek a rendezvényszervező ipar számára: a találkozókra fordított kiadások folyamatosan növekednek, és a szakma képviselőinek kétharmada optimistán tekint a jövőbe, még a növekvő költségek és a tartós munkaerőhiány árnyékában is. A válaszadók 66%-a számít költségvetésbővülésre, amely lehetővé teszi számukra, hogy szélesebb spektrumú üzleti célkitűzéseiket támogassák. A személyes találkozók továbbra is a legkedveltebb formát képviselik: a résztvevők többsége, 59%, kizárólag a jelenléti rendezvényekben látja a jövőt, míg a hibrid és virtuális megoldások iránti érdeklődés csökkenni látszik. Az iparági trendek tehát egyértelműen a személyes kapcsolatok erejét hangsúlyozzák.

A technológiai fejlődés forradalmasítja a rendezvényszervezés világát, új lehetőségeket teremtve a szakemberek számára. Az innovációk nemcsak a hatékonyságot növelik, hanem lehetővé teszik, hogy a szervezők kreatívabb és emlékezetesebb élményeket kínáljanak a résztvevőknek. Az adatok és beszerzések központosítása révén a technológia elősegíti a kedvezőbb tárgyalási pozíciók kialakítását, miközben az adminisztratív feladatok automatizálása révén időt és energiát spórolhatnak meg a szakemberek. Az új technológiák, mint például a virtuális valóság és a hologramok, új dimenziókat nyitnak meg a rendezvények számára, gazdagítva a résztvevők élményeit. Ugyanakkor elengedhetetlen a különböző technológiai platformok integrálása, mivel a széttagolt rendszerek nemcsak a költségeket növelhetik, hanem a hatékonyságot is csökkenthetik. A mesterséges intelligencia szerepe a rendezvényszervezésben kiemelkedő, hiszen segít a résztvevői élmények fokozásában. Ez lehetőséget ad a személyre szabott élmények létrehozására, azonban a digitális megoldások által generált adatok integrálása továbbra is komoly kihívások elé állítja a szakmát. Az új technológiák alkalmazása tehát nemcsak lehetőségeket, hanem felelősséget is jelent a rendezvényszervezők számára.

A technológia korszakában a rendezvényszervezők számára új kapuk nyílnak meg, lehetővé téve számukra, hogy munkájukat még hatékonyabban végezzék. Ezáltal gazdagabb és személyre szabottabb élményeket kínálhatnak a résztvevőknek. Fontos azonban, hogy a különböző technológiai megoldásokat harmonikusan integrálják, valamint az adatokat egyesítsék, hogy a lehető legnagyobb előnyöket érjék el. Az innováció és az adatok okos felhasználása kulcsfontosságú a sikerhez.

A résztvevők bevonása, a hosszan tartó hatást kiváltó élmények nyújtása a sikeres rendezvények kulcsa. Ennek érdekében a rendezvényszervezőknek először is meg kell ismerniük a résztvevők személyiségtípusait. Ez az információ ma már nélkülözhetetlen a közönség igényeihez szabott élmények létrehozásához. A rendezvények tartalmának és programjának a minősége és relevanciája kiemelt fontosságú. A résztvevők olyan értékes és használható tudást szeretnének magukkal vinni, ami gazdagítja szakmai életüket.

A fizikai környezet kulcsszerepet játszik a résztvevők élményeinek alakításában. Egy gondosan kiválasztott helyszín nem csupán az esemény megítélését javítja, hanem egy barátságos légkört is teremt a kapcsolatok építéséhez és a tanulási folyamatokhoz. Ha a rendezvény egy vonzó desztináción kerül megrendezésre, az még inkább fokozhatja az esemény vonzerejét, hiszen egy egyedi, inspiráló környezet hozzájárulhat a felejthetetlen élményekhez, és összességében pozitív fényben tüntetheti fel a rendezvényt.

A fenntarthatóság, sokszínűség, esélyegyenlőség és befogadás (DE&I) mára alapvető pilléreivé váltak a professzionális rendezvényszervezésnek. Noha a legtöbb szervezet már kidolgozta saját fenntarthatósági stratégiáját, a költségvetési korlátok és az egyre emelkedő kiadások gyakran nehezítik a kitűzött célok megvalósítását. A rendezvények nem csupán események, hanem a vállalat értékeinek és küldetésének hatékony bemutatói. A mai közönség számára kiemelt fontosságú a fenntarthatóság, és az olyan nyilvánvaló problémák, mint az élelmiszerpazarlás vagy az eldobható műanyagok használata, komoly hatással lehetnek a szervezet megítélésére. Amennyiben rendezvényeink hűen tükrözik a cégünk által képviselt értékeket, és integráljuk a fenntarthatóság, DE&I és a jóllét elveit, nemcsak hogy bővíthetjük ügyfélkörünket, de növelhetjük a vállalat iránti elkötelezettséget is, miközben erősítjük a márkánk identitását.

A rendezvényszervező szakemberek több mint fele (54%) egyetértenek abban, hogy a fenntarthatóság kiemelkedően fontos tényező. A legtöbb vállalat már meghatározta fenntarthatósági céljait, különös figyelmet fordítva a szén-dioxid-kibocsátás csökkentésére, ami azt jelzi, hogy a fenntarthatósági elvek integrálása mára a mindennapi üzleti gyakorlat részévé vált, nem csupán újabb divathullám. A rendezvényszervezők körében közel 50% már bevezetett fenntartható rendezvényszervezési politikát. A felmérés eredményei azt mutatják, hogy jelentős előrelépést tapasztaltak a fenntarthatósági tervek megvalósításában, és a DE&I (Diverzitás, Egyenlőség és Befogadás) gyakorlatok, a hulladékgazdálkodás, valamint a fenntartható étel- és italválaszték mind fontos elemei lettek a rendezvények lebonyolításának.

Gyakori kihívást jelent olyan beszállítókat és helyszíneket találni, amelyek támogatni tudják a rendezvényszervezők fenntarthatósági céljait. 35 százalék említette a megfelelő fenntarthatósági tanúsítvánnyal rendelkező, vagy fenntarthatósági gyakorlatokat alkalmazó helyszínek megtalálásával kapcsolatos nehézségeket. A hulladék minimalizálása és a karbonlábnyom számítás is gondot jelent még a válaszadók 30 százaléka esetében. Nehézség lehet a kevés közlekedéssel elérhető helyszínek kiválasztása is, de a költségvetési korlátok is akadályozhatják a fenntartható rendezvényszervezést. A felmérésben részt vevők 26 százaléka a szükséges tudás és tapasztalat hiányát hozta fel, de sok esetben gondot jelent még a fenntartható étel- és italválaszték kínálása is.